[회사생활 꿀팁] PPT TALK #2

얼마전 올렸던 Word 형식의 보고서를 PPT 형식의 발표 자료로 전환해야 하는 과제가 주어졌습니다. 하지만 안타깝게도 나에게 주어진 시간은 단 1시간! 두둥! 다행히 추가적으로 조사할 내용은 없지만, 이 내용을 어떻게 표현할지 머릿 속이 바빠집니다.

이럴 때 머리보다 더 빠른 손이 있다면?

30분 만에 초안을 작성하고 20분 동안 검토와 수정으로 마무리 후, 메일 보내기를 클릭! 그리고 남은 10분동안 커피를 마시며 한숨을 돌립니다. 훗!

여기서 더 빠른 손이라는 건, 내 손에 밴 '작업 도구 기능'과 '단축키'를 의미합니다. PPT를 쓰면 쓸 수록, 디자인 감각보다 더 빨리 익히게 되는 것이 바로 PPT 작업 기능들입니다. 조금만 연습하다보면 쉽게 기능들이 익숙해 질 것입니다. 물론, 머릿속에는 작성 내용에 대한 디자인 방향, 레이아웃, 색감 등의 큰 그림이 우선 그려져야 하겠죠.

그래서 오늘은 머리 아픈 디자인에 대한 고민은 잠시 접어두고, 보다 간편하고 빠른 작업을 위한 팁을 알려드리고자 합니다.



1. 기본 슬라이드 비율 설정하기

파워포인트 2013버전부터 기본 슬라이드의 비율이 [4:3]에서 [16:9]로 바뀌었습니다. 최근 고화질 영상(HD) 기술이 발전하면서 [16:9]의 비율로 제작된 콘텐츠가 증가하고 있고, 이를 전달하는 매체인 노트북과 스마트폰의 화면도 [16:9]의 비율에 맞게 제작되고 있습니다. 파워포인트도 이러한 경향을 반영하여, 2013 버전부터 [16:9]의 비율이 기본으로 설정되어 있습니다.

우리 회사에서 쓰는 파워포인트는 2010버전이지만, 발표 장소나 목적에 맞게 16:9의 비율로 적용해서 작성할 수 있습니다.

 * TIP : [디자인] - [페이지 설정] - [슬라이드 크기]


어떤 슬라이드 크기로 적용할지 감이 오지 않는다면, 아래 그림으로 16:9와 4:3 슬라이드 사이즈를 비교해보시기 바랍니다.



2. 기본 도형 & 기본 텍스트 상자 설정하기

더이상 도형과 텍스트를 일일이 설정하지 마세요!! 이 기본 기능을 작업 시작할 때 설정해두면, 작업 속도가 정말 빨라집니다. 서식 복사라는 강력한 기능도 있지요 :)

아래는 기본 도형과 기본텍스트 상자를 설정하는 방법입니다.

 * TIP : 원하는 도형(모양, 색깔, 효과) 만들기 - [도형 선택] - 우클 - [기본도형으로 설정] 
 * TIP : 원하는 글꼴(글씨체, 색깔, 효과) 만들기 - [텍스트상자 선택] - 우클 [기본 텍스트상자로 설정]


3. 빠르고 정확하게 개체 정렬시키기

삐뚤삐둘한 도형을 정렬시키는데, 일일이 하나씩 옮기고 있을 순 없죠. 손가락 부들부들 떨며 미세하게 조정해봤자, 완벽하지도 않습니다.

아래 예시를 봐주세요. 좌우 정렬이 맞지 않고, 도형 사이 간격도 제각각이네요. 이렇게 줄이 맞지 않는 건, 색감이 조화롭지 않은 것 만큼이나 불안정해보입니다. 1초라도 빨리 정렬을 시키고 싶네요. 



 * TIP : [서식] - [맞춤] - [왼쪽맞춤] - [세로간격 동일하게]


테이블 형식의 도형이 깔끔하게 정리되었네요. 휴~


4. 단축키 기능 익히기

자주 쓰는 몇가지 단축키만 잘 알아두면 PPT 작업하는 시간도 줄일 수 있고, 주변에서 손 빠르다고 찬사가 이어질 거에요. 




이상으로, 보다 간편하고 빠른 작업을 위한 4가지 팁을 알려드렸습니다. 지금 당장 작업 속도가 드라마틱하게 줄어들지 않더라도 실망하지 않길 바랍니다. 조금의 연습과 시간은 필요하니까요. 오늘의 팁을 기본으로 2-3번 연습하다 보면, 차츰 빠르고 편하게 작업할 수 있을거라 믿습니다.

그럼 다음 피피티톡에서 또 뵙겠습니다.

2016/05/19 - [회사생활 꿀팁] PPT TALK #1