깔끔하고 쿨한 보고서 작성을 위해

SHI 이야기/- SHI 인사이드 2019. 7. 26. 10:34

회사 생활에 있어 보고서는 의사결정을 하는 중요한 커뮤니케이션 수단으로,
사실관계가 매우 중요한 문서 중 하나입니다.
실무자들은 상사 또는 관계자를 이해시키고 설득시켜 일을 진행해 나가기 위해
'팩트'에 기반한 보고서를 작성합니다.

일일, 주간, 월간 등 지정된 기간 내에 업무 흐름을 파악하기 위한 보고서,
돌발적인 상황을 설명하고 이에 대한 대책을 마련하기 위한 보고서,
업무개선 및 의견제시를 위한 보고서 등 종류도 다양합니다.

KBS 드라마 '직장의 신' 中

그러나 이런 보고서를 작성하는 실무자들은 매우 힘들어합니다.
작성의 어려움은 물론이고, 상사가 보고서를 검토하는 단계에서
이런 저런 지적을 하게 되면 당황스러워 합니다.

KBS 드라마 '김과장' 中

반대로, 보고서를 받는 상사의 입장에서도 스트레스를 받을 수 있습니다.
원하는 내용, 원하는 방향과 다르게 흘러가는 보고서,
심미적 안정감을 무너뜨리는 보고서 등을 보고 있노라면
상사가 지적을 안할래야 안할 수가 없을 것입니다.
아무래도 '중요한 커뮤니케이션 수단'으로 기록이 남는 것이 보고서이다보니
민감해서 그럴 수도 있겠습니다.

효율적인 업무 진행을 위해선 가급적 보고서를 줄이는 것이 최선이지만,
업무 중 보고서가 꼭 필요한 경우는 존재합니다.
이럴 때에, 깔끔하고 쿨하게 보고하고 보고받을 수 있는 보고서를 위해
세 가지만 기억을 합시다.

tvN 드라마 '미생' 中

첫째. 목적을 명확히

모든 비즈니스 문서는 특정한 목적을 달성하기 위해서 만듭니다.
목적 달성을 위해 보고서를 읽는 사람으로부터
어떤 행동을 이끌어 낼 것인가를 분명히 해야 합니다.

그런 다음 내가 바라는 행동을 이끌어 내기 위해서 무엇을 이해시킬 것인가를 생각합니다.
목표 달성한 성과, 근거 자료의 타당성, 실행 방안의 기대 효과 등이 되겠죠.
보고서 목적을 명쾌하게 정리하기 위해서 3분 이내로 짧은 스피치를 한다고 생각하고
할 말을 적어보는 것도 좋은 방법이 됩니다.


둘째, 타깃에 집중

보고서는 일에 관한 내용이나 결과를 글로 알리는 문서입니다.
그래서 보고받는 사람이 누구인가 파악해야 합니다.

간단한 보고서는 직속 상사가 타깃이지만,
의견제시나 업무개선 등 중요한 보고서는 상사의 상사, 즉 경영진이 타깃이 되기도 합니다.
타깃이 보고받는 내용에 관심을 갖고 제대로 이해하기 위해서는
그 사람에 대해 잘 알아야 합니다.

평소 지시한 내용이나 자주 사용하는 언어와 용어, 관심사항, 의도 등을 파헤쳐야 합니다.
잘 만든 보고서는 문서를 읽는 사람의 눈높이에 맞춰서 만든 것입니다.
타깃에 대한 분석 없이 잘 된 보고서는 성립되지 않는다는 점을 잊지 마세요.


셋째, 메시지를 짧게

메시지를 효과적으로 전달하려면 상사에게 'KISS' 하세요.
바쁜 상사일수록 보고서를 대충 보게 됩니다.
그래서 보고서를 꼭 필요한 메시지로
'짧고 간단하게(Keep It Short and Simple)' 만들라는 것입니다.

보고서에 중언부언을 피하고 꼭 필요한 내용만 담으세요.
그리고 메시지는 주장(~해야만 한다)과 근거(~때문에)가 갖춰져야 합니다.
그런데 근거 없이 주장만 있으면 'Why not(어쩌라고?)'이 되고,
주장은 없고 근거만 있으면 'So what(그래서?)'이 되어 답답한 글이 됩니다.
상사의 어떠한 질문에도 답할 수 있는 주장과 근거를 내용에 담거나 별첨으로 준비해 두세요.


이 세 가지만 알기만 한다고 다 되는 것은 아니겠죠?
틈틈이 과거의 보고서, 잘 쓴 보고서를 많이 읽고 써보면서
위 세 가지 항목을 생각해낸다면 깔끔하고 쿨한 보고서 작성을 할 수 있습니다.

tvN 드라마 '미생' 中

법정근로시간 단축이 작년 7월 1일부로 시행되었기 때문에
효율적인 업무문화는 계속해서 강조될 것입니다.

효율적으로 업무를 수행할 수 있는 문화를 만들어
우리 모두가 긍정적인 변화를 맞이할 수 있도록
지금부터 실천해 나갑시다.

Posted by samsungshi

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